kasulikke artikleid

12+ näpunäiteid ja nippe Microsoft Outlooki kiiremaks tööks

Armastage või vihkage, Microsoft Outlook on paljudes kontorites endiselt de facto e-posti klient. Sellest ajast on möödunud, kui vaatasime vanu häid Outlooki, nii et siin on mõned meie lemmiknipid, mida tasub üle vaadata, et suurendada tootlikkust selles kõik-ühes e-posti, kalendri, ülesannete ja märkmete programmis.

Selle postituse juhised ja üksikasjad põhinevad Outlook 2010-l, kuid need peaksid töötama nii Outlooki varasemate kui ka hilisemate versioonidega, kui pole märgitud teisiti.

Üldised otseteed

Allpool olevad otseteed töötavad kogu programmi vältel, nii et saate e-kirjade lugemise või koosoleku sündmuste kalendrisse lisamisega rohkem ära teha.

1. Lugege Outlooki kiirklahve. Nagu Microsoft Wordi, Exceli ja muude Office'i rakenduste puhul, on ka Outlookil ainulaadsed klaviatuuri otseteed, nii et te ei pea kulutama aega hiire liigutamisele või menüüdesse puurimisele. Õppige neid, mida te kõige rohkem kasutate, ja saate oma Outlooki ülesannetest kiiremini läbi. MakeUseOfil on käepärane Outlooki kiirklahvide peletusleht, mille saate alla laadida või välja printida. Kõige kasulikumad:

  • Ctrl + R : vastake e-kirjale
  • Alt + R : vastake kõigile meilisõnumitega või lülitage sisse töönädala kalendrivaatesse
  • Alt + W : e-posti edastamine või nädalase kalendrivaate vahetamine
  • Ctrl + M : F9 kõigi saatmiseks / vastuvõtmiseks
  • Alt + S : e-kirja saatmine
  • Ctrl + G : kalendri suvalisele kuupäevale liikumiseks avage dialoog "Mine kuupäevale"

Samuti saate navigeerimispaanil posti, kalendri, kontaktide ja muude üksuste vahel vahetada, vajutades klahve Ctrl + [üksuse kohanumber], nt:

2. Kasutage Outlooki kiireid samme. Neile, kes pole tuttavad, on kiirete sammude funktsioon, mille Microsoft tutvustas koos rakendusega Outlook 2010. Need on otseteed igale mitmeastmelisele toimingule, millest võite mõelda, näiteks e-kirjade teisaldamine konkreetsesse kausta ja nende märkimine loetuks või e-kirja edastamine teie meeskond ja samal ajal lipuga märgistamine. See teeb korduvaid ülesandeid lühikese tööna ja saate luua oma Quick Step toimingud.

3. Looge lõikelaualt uus üksus. Mütsi näpunäide kaaslasele Goldavelez.com Walter Glenn selle näpunäite jaoks (ja teised selles tükis):

Kopeerige mis tahes tekst lõikelauale ja vajutage siis Outlookis Ctrl-V. Outlook loob uue sõnumi (või märkme või mis tahes üksuse, olenevalt vaadatavast kaustast) juba kleebitud tekstiga.

Nii et Outlookis uue üksuse loomise ning teksti kopeerimise ja kleepimise asemel teete mõlemad ühe sammuga.

E-posti otsetee

Ehkki Gmail ja muud veebiposti teenused on küllaltki võimelised, pole Outlook postkasti teie vajadustele sorteerimisel, filtreerimisel, kategoriseerimisel ja muul viisil kohendamisel lohutuseks.

4. Piirake töölaua teavitusi ainult kõige olulisemate e-kirjadega. See on kohutavalt häiriv, kui pidevalt öeldakse "teil on meil!" kuid soovite siiski saada teateid kõige olulisemate hoiatuste kohta. Seadistage Outlookis töölaua teatised ainult nende VIP-teadete jaoks. Kanada juriidiline ajakiri Slaw pakub selle kohta üksikasjalikku õpetust, kuid põhimõtteliselt lülitage kõigepealt kõik töölauahoiatused välja suvandid E-posti valikud ja looge siis Outlooki reegel, et kuvada teadete teated konkreetsetelt inimestelt, kes saadetakse ainult teile. Näiteks:

5. Märgistage sõnumid kiiresti. Valitud sõnumi või kahe korral vajutage lipu sisselülitamiseks või märgistamiseks lõpetamisklahvi.

6. Hankige oma postkastist e-kirju, mida ei saadeta teile otse. Vanas postituses (mida tasub ikka vaadata, kui kasutate Outlookit) kirjeldab Scott Hanselman oma GTD-i korraldusmeetodit Outlooki jaoks. Üks parimaid näpunäiteid on kasutada spetsiaalset kausta "Saabunud - CC", et koguda meile, mida teile otse ei saadeta; sel moel on postkast keskendunud ainult kõige olulisematele e-kirjadele. Selle seadistamiseks minge jaotisse Reeglid> Uued reeglid .... Seejärel klõpsake nuppu "Täpsemad suvandid". Valige viisardis Reeglid "kus minu nime pole kastis Kellele" ja seejärel järgmises aknas "teisaldage see määratud kausta." (Teise võimalusena seadistage VIP-e-posti kaust ja teisaldage sellesse spetsiaalsesse kausta "ainult mulle saadetud meilid".)

7. Kasutage e-posti malle, et kunagi ei kirjutaks sama e-kirja kaks korda. Oled väsinud kõlada nagu purunenud plaat? Saate sageli saadetavate e-kirjade (nt teabenõuded või võlgnetavate arvete meeldetuletused) korral e-kirja mallina menüükäsuga Fail> Salvesta kui…> Outlooki mall. Seejärel avage malli kasutamiseks jaotis Uued üksused> Valige vorm… ja vaadake salvestatud malli sirvimiseks jaotises "Kasutaja mallid failisüsteemis". Või veel kiiremini topeltklõpsake Windows Exploreris OFT-faili, et mallist uus sõnum luua. Selle laiendamiseks võite kasutada ka oma arvuti mis tahes programmi.

8. Looge oma kõige olulisemate meilide jaoks otsingukaustad. Millised on teie kõige sagedamini kasutatavad meilid? Võib-olla on need teie ülemuse või teatud subjektide e-kirjad (kus on see TPS-i aruanne?). Mis tahes otsingu korral, mida te sageli teete, salvestage see lihtsalt kiire juurdepääsu saamiseks. Klõpsake vasakpoolses navigeerimismenüüs käsul Otsi kaustu, valige "Uus otsingukaust" ja kasutage siis viisardit või kohandage otsingut käsitsi vastavalt oma kirjeldusele.

9. Salvestage meilid kiiresti failidena. Kui soovite salvestada järeltulevate teatavate e-kirjade jaoks, on teie käsutuses mõned meetodid. Ehkki saate e-kirju eraldi menüüst Fail> Salvesta kui ... (valikud: tekst, HTML, Outlooki sõnumi vorming või .msg, HTML, .mht) salvestada, on meilide salvestamine palju kiirem, lohistades need töölauale või Windows Explorer. See salvestab need Outlooki patenteeritud .msg-vormingus ning teema on faili nimi.

Võite kasutada ka selliseid VBA-skripte nagu need ja need, et automaatselt (või poolautomaatselt) salvestada e-kirju kohalikule kõvakettale üksikute sõnumitena, vabastades need .PST- või .OST-failist, mida Outlook hoiab.

Ülesanded, kalender, märkmed ja ajakiri

Outlook pole ainult e-posti klient. See on täieõiguslik isikliku teabe haldur. Kui kõik on ühes kohas, on oma eelised, kuid kõigi nende funktsioonide tõhusamaks kasutamiseks on siiski võimalusi.

10. Rühmitage ülesanded kohandatud prioriteedi järgi. Kui soovite kasutada Outlooki ka ülesandehaldurina, soovitab MSDN-i JD Meieri seda organisatsiooni ülesehitust: lisaks igale toimingule alguskuupäeva lisamisele lisage kohandatud prioriteediväli (nt P0, P1 ja P2). . Seejärel saate oma ülesanded selle kohandatud välja järgi grupeerida, et saaksite lühidalt näha, millistel neist õigel ajal töötada. Näiteks:

See meetod võib hästi töötada ka produktiivsustehnikatega, nagu näiteks partiide kaupa töötamine - näiteks Workstation Popcorn, kuidas kodus produktiivselt töötada - või kui soovite oma ülesandeid korraldada nende kulutatud aja jooksul.

11. Kasutage kalendrisündmuse loomiseks loomulikku keelt. Kohtumise või kohtumise täpse kuupäeva leidmiseks ärge raisake aega igakuise kuupäevavalija sirvimisel. Tippige kuupäevaväljale loomulikult "iseseisvuspäev", "kolm päeva alates homsest" ja nii edasi.

12. Salvestage Outlooki märkmed, sündmused ja kõik muud üksused töölauale kiireks juurdepääsuks. See ei ole ainult e-kirju, mida saate oma arvutisse salvestada väljaspool Outlooki: kalendrisündmusi, märkmeid, kontakte ja kõike muud saab lohistada üksikute üksustena töölauale või Windowsi kausta, et neid hiljem kiirelt juurde pääseda. Topeltklõpsake üksust - isegi kui Outlook pole avatud - ja see avaneb Outlookis kohe.

Boonus (Outlook 2010 ja vanemate versioonide jaoks): kasutage Outlooki automaatse ajajälgimisvahendina. Office 2013-s on see aegunud, kuid kui teil on Outlooki varasem versioon, saate ajakirjade abil automaatselt logida oma ülesandeid, aega, Office'i dokumentide kasutamist ja nii edasi. Ajakirjaikooni leidmiseks peate klõpsama vasakpoolsel navigeerimispaanil nupul "Veel", et lubada ajakirjal jälgida konkreetsete kontaktide sõnumeid, kohtumistaotlusi ja ajakulu teistes kontoriprogrammides.

Seejärel näete kõigi nende sündmuste ajakava ja üksikasjalikku logi, mis sobib suurepäraselt neile, kes peavad ajagraafikuid hoidma, klientidele arve esitama või tahavad lihtsalt mälestusi üles ajada.

Need kõik kraabivad lihtsalt Outlooki võimete pinda. Valikute, funktsioonide ja VBA-skriptidega, mida saate ise installida või ise kirjutada, on Outlook võimas tööriist igapäevase elu korraldamiseks. Rohkem näpunäiteid leiate meie eelmisest Outlooki näpunäidete kollektsioonist või jagage oma lemmikuid siin.