kasulikke artikleid

Kuidas omandada Microsoft Office Excel

Arvutustabelid on nohiku andmepõhine unistus. Enamiku tavainimeste jaoks on see keeruline jama. Õnneks ei pea nad olema. Siit saate teada, kuidas Microsoft Excel 2016 abil oma andmeid oma soovi järgi painutada.

Saate Exceliga kiirelt hakkama ja töötage

Exceli loomine on petlikult lihtne. Lintliides töötab täpselt nagu teised Microsofti rakendused. Iga ülaosas olev vahekaart avab uue valiku menüüvalikuid. Kui te ei leia otsitavat funktsiooni, uurige selle leidmiseks teisi vahelehti. Menüüvaliku otsimiseks võite klõpsata ka rohelisel ruudul, mille pealkiri on „Ütle mulle, mida sa tahad teha”.

Uue dokumendi loomisel saate valida ka paljude erinevate mallide hulgast. Excel 2016 võib otsida tuhandetest veebimallidest, sealhulgas isiklikud eelarved, puhkusemarsruudid, kuluaruanded, varude loendid ja palju muud. Saate otsida märksõnade mallide loendist või sirvida sildi lehti otse rakenduses. Samuti saate siin Internetis sirvida Exceli malle.

Selles sarjas eeldatakse, et mõistate põhitõdesid, kuid kui vajate värskenduskuuri, saate siit tutvuda Microsofti ametlike kiirjuhenditega.

Kuidas teha kõige tavalisemaid ja olulisemaid ülesandeid Microsoft Excelis

Arvutustabelid võivad olla nii lihtsad kui põhitabel ja sama keerulised kui automatiseeritud rollimängu märkide leht. Ehkki igaühe vajadused on erinevad, on mõned peamised ülesanded, mida saate kombineerida, et luua kõige robustsem arvutustabel. Siit saate teada, kuidas täita mõned kõige olulisemad toimingud.

Tingimusliku vormindamise rakendamine

Arvutustabeli lahtrite vormindamine võib muuta igava numbriloendi kasulikuks dokumendiks, mida on lihtne lugeda. Loetavuse hõlbustamiseks saate käsitsi määrata teksti- ja taustavärvid, teksti suuruse, esiletõstmise ja äärised. Kõige kasulikum omadus on siiski võime lahtrid stiilida vastavalt nende sisule.

Näiteks on mul ülaltoodud ekraanipildil koomiksifilmide arvutustabel ja see, kui palju raha nad kodumaistes ja ülemaailmsetes piletikassades teeninud on (jah, mul on see tõesti olemas, vait). Kui soovin näha lühidalt, millised filmid on teinud kõige rohkem ja millised vähem, siis saan kasutada tinglikke värviskaalasid.

Stiili rakendamiseks valige lahtrid, millele soovite stiili rakendada. Minu puhul valisin kõik lahtrid ühe veeru alla. Vahekaardi Avaleht alt leiate nupu Tingimuslik vormindamine. Klõpsake seda ja näete valikut stiile, mida saate rakendada. Hõljutades menüü iga üksuse kohal, näete reaalajas eelvaadet, et näeksite, kuidas teie andmed pärast valiku tegemist ilmuvad. Ülaltoodud ekraanipildil kasutasin stiili nimega “Roheline - valge - punane värviskaala”. Suurimad numbrid on roheliselt värvitud, madalaimad aga punasega.

Kui otsustate, et stiil teile ei meeldi või soovite seda muuta, peate kõigepealt vana stiili tühjendama. Selleks toimige järgmiselt.

  1. Klõpsake vahekaarti Avaleht.
  2. Klõpsake jaotises Redigeerimine nuppu Kustuta.
  3. Valige kuvatavas rippmenüüs Tühjenda vormingud.

Lahtrite vahemikule saate rakendada nii palju või nii vähe stiile, kui soovite. Saate luua ka oma stiilireeglid, kui Excelil pole juba sisseehitatud suvandit. Pidage meeles, et stiili rakendatakse kõigile teie valitud lahtritele, nii et see, kuidas te oma lahtrite valite, võib stiili ilmumist mõjutada. Näiteks kui ülaltoodud arvutustabelis rakendaksin ülaltoodud stiili nii kodumaiste kui ka globaalsete piletikassade veergudele samal ajal, oleksid kõik kodumaised väärtused spektri punases otsas, muutes stiili kasutuks. Kasulikkuse saamiseks oli mul vaja stiili rakendada igasse veergu eraldi.

Külmutage read ja veerud sirvimise hõlbustamiseks

Arvutustabeli esimest rida või veergu kasutatakse siltide jaoks sageli. Minu arvutustabelis tahan näha, millises veerus ma töötan, hoolimata sellest, kui palju superkangelasfilme mul on vaja kerida. Oma siltide saab lukustada, kasutades funktsiooni Külmuta paanid.

Vahekaardi Vaade jaotises Aken näete nuppu Külmuta paanid. Kui klõpsate siin rippmenüül, leiate kolm võimalust:

  • Paanide külmutamine: see suvand lukustab kõik kursori kohal olevad read ja kursorist vasakul olevad veerud. Näiteks kui soovite hoida arvutustabeli esimest rida ja esimest veergu nähtavana, asetage kursor lahtrisse B2 ja klõpsake seda nuppu.
  • Ülemise rea külmutamine : see valik külmutab arvutustabeli ainult esimese ülemise rea.
  • Esimese veeru külmutamine : see valik külmutab arvutustabelis vasakpoolseima lahtri.

Kui olete valinud ühe neist suvanditest, muutub esimene suvandi Freeze Panes väärtuseks Unfreeze Panes. Enne kui soovite valida uued paneelid, peate need kõik külmutama.

Kasutage valemeid ja funktsioone keeruka matemaatika tegemiseks

Kõik need numbrikastid pole eriti abiks, kui te ei saa nendega midagi teha. Exceli valemid ja funktsioonid aitavad teil teha palju keerukaid arvutusi, et saaksite oma andmetest tähenduslikke järeldusi teha.

Valemid on kõige lihtsam viis matemaatika tegemiseks Excelis. Kõik valemid algavad tähisega =. Seejärel saate lahtrite siltide abil luua põhiprobleeme. Näiteks öelge ülaltoodud ekraanipildil, et tahan näha, kui palju on kaks iseseisvat Wolverine'i filmi kogu maailmas kokku andnud. Kasutaksin järgmist valemit:

=F29+F31

See liidaks kaks numbrit kokku - $ 373 + $ 414 -, et saada mulle kokku suur summa 787 miljonit dollarit (iga lahtri väärtus tähistab miljoneid).

Excelil on ka palju eelvalmis funktsioone, et teie jaoks keerukamat matemaatikat teha. Näiteks öelge, et soovite ülaltoodud arvutustabelist teada saada, kui palju raha on X-Meni filmid keskmiselt kogu maailmas teeninud. Selleks saate kasutada AVERAGE funktsiooni. Kõigi nende filmide keskmise määramiseks kasutage järgmist rida:

=AVERAGE(F26:F33)

Selle rea käärsool näitab, et funktsioon AVERAGE peaks hõlmama kogu lahtrite vahemikku esimese ja viimase lahtri vahel. Niisiis võtab see funktsioon F veerus oleva X-Men filmi iga väärtuse keskmise.

Samuti saate funktsioone üksteise sees pesastada. Näiteks öelge, et tahan teada saada iga X-Meni filmi keskmise kasutaja Rotten Tomatoes hinnangu. Kõigi lahtrite keskmine reiting vahemikus H26 kuni H33 ülaltoodud ekraanipildil lõpeb kolme kümnendkoha täpsusega. Selle asemel tahan selle arvu ümardada ühe kümnendkohani. Exceli dokumentatsiooni kohaselt tuleks funktsioon ROUND vormistada järgmiselt:

=ROUND(number, num_digits)

Siin tähistab “number” arvu, mida soovin ümardada, ja “num_digits” tähistab numbrite arvu, milleni tahan arvu ümardada. Sel juhul on number, mida soovin ümardada, funktsiooni AVERAGE tulemus. Niisiis, et tükeldada need ekstra koma keskmisest vähem, kasutan järgmist funktsiooni:

=ROUND( (AVERAGE(H26:H33)), 1)

Seda nimetatakse pesastatud funktsiooniks. Esiteks arvutab Excel lahtrite H26 kuni H33 keskmiste lahtrite keskmise (ülaltoodud paksus kirjas). Seejärel kasutab see funktsiooni ROUND argumendina seda keskmist. Rea lõpus olev 1 näitab, et arv tuleks ümardada ühe kümnendkohani. Nii et selle asemel, et saada keskmine hinnang 78, 875, mis on tegelik keskmine hinnang, näete lõpplehel 78, 9.

Nagu näete, võivad valemid ja funktsioonid ulatuda väga lihtsatest kuni uskumatult keerukateni. Need näited lihtsalt vaevavad pinna, mida saate valemiga ja funktsioonidega teha. Selle juhendi leiate funktsioonist How-To Geek, et saada põhjalikum ülevaade funktsioonide kohta. Siin saate sirvida ka Excelisse sisseehitatud funktsioone ja õppida neid kasutama.

Sisuliste järelduste tegemiseks kasutage pöördtabeleid

Ülaltoodud näites kasutasin funktsioone tabeli käsitsi loomiseks, mis sisaldas teavet minu arvutustabeli kohta. Pivot-tabelid pakuvad selleks lihtsamat viisi, ilma et peaksite põhitööde, näiteks keskmise ümardamise tegemiseks keerulisi valemeid hoolikalt meisterdama. Suurte andmekogumitega tegeledes võib see olla hindamatu.

Pöördtabeli saate luua kahel viisil. Vahekaardil Insert võite klõpsata soovituslikel PivotTablesidel ja Excel soovitab tabeleid juba arvutustabelisse sisestatud andmete põhjal. Teise võimalusena võite klõpsata nupul PivotTable, et oma käsitsi luua. Mõlemad avavad pöördetabeli liidese uuel lehel.

Pöördtabelis saate valida oma andmete konkreetsed alamhulgad, mida analüüsida. Näiteks öelge, et tahan näha keskmisi Metacriticu arvustuste hindeid. Ekraani paremas servas valin väljad Filmid, Metakriitilised ja Metakriitilised kasutajad. See annab mulle järgmise tabeli:

Vaikimisi näitab tabel mulle iga rea ​​summat. Ehkki see oleks kasulik näiteks piletikassa koguarvu korral, on sel juhul ülevaatuse tulemuste summa kasutu. Ma pean seda näpistama. Selleks klõpsan väljale Väärtused rippmenüü noolele “Metakriitikute summa” kõrval. Seejärel klõpsan väärtusele Väärtuse välja sätted. See annab mulle uued valikud, milliseid andmeid kuvada.

Vahekaardil Väärtuste kokkuvõte valin keskmise, kuna see on sisukam arvutus. Järgmisena teen samamoodi välja välja Väärtused välja Metacritic kasutajate summa jaoks. See annab mulle palju kasulikuma tabeli:

Nii nagu viimases jaotises, häirib mind see koma metakriitiliste veergude lõpp. Õnneks ei pea ma seekord pesastatud funktsioonidega tegelema. Selle parandamiseks avan uuesti väärtuse välja sätete menüü. Seekord klõpsan akna allosas olevale nupule, mille nimi on Number Format.

Ilmuvas uue akna vasakpoolses servas olevas kategooriate loendis valin numbri. Siin saan valida, mitu komakohta ma tahan lisada. Metacritic veeru jaoks valin nulli, nii et see on kooskõlas algse punktimõõdikuga. Teen sama muudatuse ka veerus Metacritic kasutajad, kuid valin seekord ühe komakoha, kuna Metacriticu kasutajad hindavad seda ühe kümnendkoha täpsusega. Minu uus laud on palju puhtam:

Minu uut pöördetabelit on palju lihtsam lugeda. Pivot-tabeleid saate kasutada oma andmete kontrollimiseks mitmel viisil, muutmata lehte, millele teie andmed on salvestatud. Näiteks saan kiiresti lisada veerge Box Office'i andmete või Rotten Tomatoes hinnangute jaoks. Samuti võiksin filmi välja filmida kastist Ridad kasti Filtrid, nii et minu tabelis kuvatakse iga veeru kohta ainult kogusummad, mitte üksikud read.

Suurte andmekogumitega tegeledes muutuvad pöördetabelid hädavajalikuks. Mõnikord võivad need olla natuke keerulised, kui teie andmed pole vormindatud päris õigesti (tühjad read, mida ma erinevate frantsiiside vahel jätan, viskavad regulaarselt välja näiteks automaatsed pöördetabelid), kuid need on sageli palju kiiremad ja paindlikumad kui teie enda loomine. tabelid valemitest.

Sisestage lehekatkeid, et arvutustabelite printimine oleks lihtne

Erinevalt Wordi dokumentidest ei ole arvutustabelid loodud tavalisi hõlpsasti trükitavaid lehti silmas pidades. Selle kompenseerimiseks kasutage funktsiooni Page Break Preview. Selle abil saate muuta lehtede jaotust ja seda, millised andmed millisele lehele printida peaksid.

Selle vaate avamiseks klõpsake vahekaarti Vaade. Klõpsake jaotises Töövihiku vaade nuppu Lehe katkemise eelvaade. Teie arvutustabel suureneb ja näitab teile, millised jaotised igal lehel prinditakse. Lõikude suuruse muutmiseks vastavalt oma vajadustele võite iga rida lohistada.

Kui soovite lisada veel lehti, siis toimige järgmiselt.

  1. Pange kursor reale või veergu, kus soovite luua uue leheküljevahe.
  2. Klõpsake lindiliideses vahekaarti Lehe paigutus.
  3. Klõpsake nuppu Vaheajad.
  4. Klõpsake avanevas rippmenüüs käsul Sisesta lehekülje vahe

Väga pikkade dokumentide korral võib Excel kasutusele võtta automaatseid lehekatkeid, kui jõuate maksimaalselt ruumi, mis lehele mahub. Te ei saa neid lehepause eemaldada, kuid kõiki teisi, sealhulgas teie lisatud pausid, saate soovi korral teisaldada või eemaldada. Tavalisse vaatesse naasmiseks naaske lindil vahekaardile Vaade. Klõpsake jaotises Töövihiku vaated nuppu Tavaline.

Koostage diagrammid oma andmete visualiseerimiseks

Teie andmete väljanägemise paremaks mõistmiseks saate luua kohandatud diagrammid, mis põhinevad kõigil või osal arvutustabeli andmetel. Excelis on palju valmis stiile, mille hulgast saate valida, või saate oma diagramme vastavalt oma vajadustele kohandada.

Diagrammi loomiseks valige kõigepealt lahtrid, mida soovite kaasata. Mõnel juhul peate võib-olla oma lahtrid vormindama Exceli jaoks, et neid mõista, kuid siin saate lugeda, kuidas vormindada lahtrid igat tüüpi diagrammi jaoks. Selles näites kasutame Marvel Cinematic Universumi filmi andmeid ülaltoodud ekraanipildil. Valin kõik veergudes A, E ja F.

Kui olete oma andmed valinud, klõpsake lindil vahekaarti Sisesta. Diagrammide jaotises näete nuppu nimega Soovitatavad diagrammid. See valib valitud andmete põhjal automaatselt diagrammi tüübi, mis Exceli arvates on kõige parem. Minu puhul valisin oma ettepanekutest “rühmitatud veerud”.

Kui olete oma diagrammi loonud, saate seda kohandada vastavalt vajadusele. Minu puhul on mõned asjad, mis mulle selle juures ei meeldi. Ma tahan muuta diagrammi pealkirja, et see oleks rohkem kirjeldav. Tahan vasakule teljele lisada sildi, mis näitab, et numbreid mõõdetakse miljonites. Samuti oleks tore, kui värvilahendus oleks natuke vähem igav.

Esimene probleem on lihtne. Selle muutmiseks võite klõpsata diagrammi pealkirjal. Telje siltide muutmiseks peate esmalt ühe lisama. Diagrammi enda valimiseks klõpsake kuskil diagrammi tühjas ruumis. Diagrammi paremas ülanurgas ilmuvad kolm nuppu. Klõpsake esimest nuppu rohelise plussikooniga. Siin saate lisada elemente, näiteks telje pealkirja. Seejärel saate sildil klõpsata, et seda muuta nii, nagu redigeerisite pealkirja.

Diagrammi stiili muutmiseks valige see ja klõpsake kasti, millel on pintsli sümbol. Siin saate valida eelseadistatud stiilide hulgast. Samuti saate oma diagrammi värviskeemi muuta, klõpsates stiili valija kasti ülaosas nuppu Värvus. Kas see tabel ei tundu nii kena?

Vaikimisi ilmuvad kõik teie loodud uued diagrammid avatud lehele. Kui eelistate oma diagramme eraldi hoida, saate need oma lehele teisaldada. Selleks paremklõpsake diagrammi ja valige Teisalda diagramm. Valige kuvatavas kastis „Uus leht” ja pange sellele nimi. Klõpsake nuppu OK ja diagramm teisaldatakse oma lehele.

Excel 2016 parimad uued funktsioonid

Arvutustabelite põhitõed on sama olulised kui matemaatika ise. Sellegipoolest on Microsoft suutnud programmi Excel 2016 lisada uusi kasulikke funktsioone. Siin on mõned värskeima versiooni parimad tööriistad:

  • Võite lindilt otsida: Nii nagu teistest uutest Microsoft Office'i rakendustest, võite ka lindilt otsida, kui te ei leia otsitavat funktsiooni. Klõpsake ekraani ülaservas rohelist kasti, mis ütleb „Öelge mulle, mida soovite teha.” Sisestage märksõnad või kirjeldage, mida soovite teha, ja Excel soovitab teile funktsioone.
  • Tehke koostööd teistega reaalajas: veel üks funktsioon, mis on ühine kõigile Office'i rakendustele, saate jagada oma dokumente oma OneDrive'i kontoga ja töötada samal dokumendil teiste kasutajatega samal ajal. Sarnaselt Google Docs'iga näevad kõik üksteise muudatusi nende toimumisel.
  • Uurimisvõimalused nutika otsinguga rakenduses: kui peate dokumendi lahtrist leidma kiiret teavet, saate selle otsimiseks kasutada nutika otsingu tööriista, ilma et peaksite rakendusest lahkuma. Excelis saate hankida linke Vikipeediasse, sõnade määratlusi ja Bingi pildiotsingu tulemusi.
  • Joonistage oma valemid tindivõrranditega: mõnda matemaatikavõrrandit on lihtsam kirjutada kui kirjutada. Programmis Excel 2016 saate joonistada matemaatikavõrrandid, et neid arvutustabelisse lisada. See on eriti mugav, kui teie arvutis on pliiats või puutetundlik ekraan.

Pinna alla on maetud palju rohkem vanu ja uusi esemeid. Uusimate versioonide kohta saate lisateavet Microsofti veebisaidilt.

Nende kiirete otseteedega töötage Excelis kiiremini

Microsofti veebisaidil leiate peaaegu kõigi Exceli klaviatuuri otseteede täieliku loendi. Siin on mõned kõige tavalisemad, mida kasutate iga päev:

  • Ctrl + N / Ctrl + O / Ctrl + S: dokumendi loomine, avamine ja salvestamine.
  • Ctrl + X / Ctrl + C / Ctrl + V: lõigake, kopeerige, kleepige
  • Ctrl + B / Ctrl + I: paks, kaldkiri
  • Ctrl + leht üles / leht alla: järgmine / eelmine leht
  • Ctrl + F1: lindi laiendamine või ahendamine
  • Alt + H: minge lindil vahekaardile Avaleht.
  • Ctrl + nooled: liikuge lõigu serva
  • Shift + Tühik: valige terve rida
  • Ctrl + Tühik: valige kogu veerg
  • Ctrl + ;: Sisestage praegune kuupäev.
  • Ctrl + Alt + ;: Sisestage praegune kellaaeg.

Excel toetab ka paljusid samu teksti navigeerimise otseteid, mida me siin varem käsitleme. Samuti saab lindil navigeerida, vajutades Alt. Seejärel näitab rakendus teile, millist nuppu saate vahekaartide muutmiseks või praegu saadaolevate funktsioonide juurde pääsemiseks vajutada.

Täiendav lugemine energiakasutajatele

Oma arvutustabelite koostamiseks Exceli kasutamise viisidel pole praktiliselt mingit piirangut. Saate luua ükskõik mida alates lihtsast ülesandeloendist kuni lehtedeni, mis lähedale neetud tunduvad omaette rakendustena. Siin on veel mõni lugemine, mis aitab teid teel:

  • Neli oskust, mis muudavad teid arvutustabeli ninjaks : arvutustabelite valdamine on kunst. Meie siinne juhend õpetab teile sisestusvormide, statistiliste arvutuste, pöördetabelite ja makrode kohta.
  • Lugege, kuidas juhtida VLOOKUPi andmete hõlpsaks leidmiseks : Üks Exceli kõige kasulikumaid funktsioone on VLOOKUP. See võimaldab teil arvutustabelist ühe andmekogu otsida juba tuttava teabe põhjal. Näiteks kui teil on dokument, mis sisaldab toote nime, hinda ja SKU-d, saate luua valemi, mis nime või SKU sisestamisel hinna leiab.
  • Laadige aja, raha või tootlikkuse haldamiseks alla tasuta Exceli malle : ratast pole vaja leiutada. Excelis pole mitte ainult sisseehitatud tohutut arvutustabelimallide hoidlat, vaid leiate veebist ka oma vajaduste jaoks palju rohkem. Leidke üks, mis teile meeldib, enne kui proovite oma nullist üles ehitada.
  • Exceli valemid: miks vajate valemeid ja funktsioone? : See juhendite kogumik How-To Geek hõlmab vahepealseid ja edasijõudnute õppetunde, kuidas kasutada Exceli funktsioone ja luua oma valemeid.

Arvutustabelid pole peaaegu nii igavad, kuna filmid on teid uskuma pannud. Ehkki alustamiseks võib kuluda pisut tööd, saate tüütult kogutud andmed muuta visuaalselt muljetavaldavaks ja informatiivseks diagrammiks.

Avatud