huvitav

Kuidas panna Google Drive toimima nagu lauaarvuti komplekt

Google Drive ja selles olevad rakendused - dokumendid, arvutustabelid ja slaidid - sobivad suurepäraselt inimestele, kes otsivad lihtsat Office'i komplekti. See on tasuta, teeb koostöö lihtsaks ja peaaegu kõik saavad seda kasutada. Kuid kui olete harjunud millegi traditsioonilisemaga, nagu Microsoft Office, võite kõhklematult seda kasutada. Siit saate teada, kuidas muuta Google Drive toimivamaks nagu töölauakomplektid, millega olete harjunud.

Miks just Google Drive?

Ärge saage meist valesti aru, täiskontorikomplektid sobivad suurepäraselt kontorites töötavatele inimestele, kes vajavad palju spetsiifilisi funktsioone. Te ei pea nende funktsioonide eest isegi maksma, kuna selline komplekt nagu LibreOffice võib teha paljusid samu asju kui Microsoft Office. Asi on selles, et enamik meist ei vaja tuhandeid funktsioone, mida Microsoft Office pakub.

Mida rohkem funktsioone on, seda segasemaks programm saab ja kuigi tarkvara Word on suurepärane, on see ka aeglane ja raskesti kasutatav, kui soovite lihtsalt maha istuda ja midagi teha. Veelgi olulisem on see, et Google Drive teeb teatud ülesanded tegelikult lihtsamaks kui lauaarvuti kontorikomplekt. Koostöö suurte rühmadega on Google Drive'i abil märkimisväärselt lihtsam. Dokumentide ühiskasutus ei vaja avamiseks spetsiaalset tarkvara ning pääsete juurde kõigile oma dokumentidele kõikjal ja igal Interneti-ühendusega seadmel. Mis tal puuduvad võimsusomadused, see korvab kasutatavuse.

Kõike seda öeldes puudub Google Drive'il kindlasti palju funktsioone, mida inimesed vajavad kontorikomplektist. Mõningase täpsustamisega saate panna Google Drive'i tegema peaaegu kõike, mida tavakasutaja võiks tahta.

Siit saate teada põhitõed selle kohta, mida Google Drive saab (ja ei saa) teha

Google Drive hõlmab palju erinevaid teenuseid, kuid kolm rakendust, mida see peab konkureerima kontorikomplektidega, on Docs (tekstitöötlus), Sheets (arvutustabelid) ja Slides (esitlused). Vaatame Google'i komplekti olulisemaid funktsioone ja kuidas see on seotud enamiku lauaarvuti kontorikomplektidega:

  • Google Drive saab Microsoft Office'i dokumente avada ja redigeerida
  • Google Drive salvestab 30 päeva väärtuses dokumendi versioonid, et saaksite tagasi pöörduda ja vaadata eelmisi muudatusi. See tähendab ka seda, kui saate mõne olulise versiooni üle kirjutades taastada varasema versiooni.
  • Google Docs toetab sarnaselt Office'iga tohutul hulgal malle, näiteks resümeed, eelarve kavandajad, õppekavad ja muu.
  • Google Docs sisaldab koostöövahendeid ja märkimisvalikuid, kuid Wordi funktsiooni "Jälgi muudatusi" lähemale viimiseks vajate lisandmoodulit.
  • Nagu Office, toetab ka Google Drive lisafunktsioonide lisandmooduleid
  • Google Docs'i uurimistööriist teeb märkmete ja muude uurimisdokumentide talletamise lihtsaks.
  • Kõik Google Drive'i failid salvestuvad automaatselt teie Google Drive'i kontole, nii et pääsete neile juurde igal ajal arvutist, telefonist või tahvelarvutist.
  • Google Sheets toetab põhivormingut, valemi redigeerimist, malle, arvutustabelifunktsioone ja filtrivaateid.
  • Google Slides ei ole nii palju pilkupüüdvaid animatsioonifunktsioone kui Powerpointil, kuid selle lihtsus teeb sellest nii, et igaüks saab hea esitluse luua vaid mõne minutiga.

Google Drive'is on palju muid funktsioone, kuid ülaltoodud moodustab suurema osa funktsionaalsusest, mis ületab lauaarvuti komplekti ja Google Drive'i. Vaatame nüüd selle funktsiooni laiendamist, et muuta Google Drive kasutatavaks väikeettevõtetele, kirjanikele, üliõpilastele ja kõigile teistele, kes soovivad oma töölauakomplekti kraavida.

Võtke Google Drive'i võrguühenduseta ühendust

Lühidalt tundub, et Google Drive on ainult võrgus. Lõppude lõpuks on see veebirakendus, eks? Kuid saate kõiki Google Drive'i rakendusi kasutada ka võrguühenduseta, just nagu lauaarvuti kontorikomplekt, kui seadistate selle enne tähtaega. Kõik, mida vajate, on Google Chrome. Seadistage järgmiselt:

  1. Minge Chrome'is saidile drive.google.com.
  2. Klõpsake "Veel" ja valige "Võrguühenduseta"
  3. Chrome'i veebipoodi liikumiseks ja Google Drive'i rakenduse allalaadimiseks klõpsake nuppu Hangi rakendus
  4. Kui see on installitud, klõpsake draivi ikooni ja siis nuppu "Luba võrguühenduseta"

Selle funktsiooni parimate võimaluste kasutamiseks peaksite kõigis töötavates arvutites lubama võrguühenduseta režiimi. Nüüd sünkroonitakse töötavad failid Google Drive'iga ja saate nendega töötada sõltumata sellest, kas teil on Interneti-ühendus või mitte. Kui soovite tavapärasemat juurdepääsu kaustadele ja failide kohalikke versioone, muudab Google Drive'i rakendus failidele töölaual juurdepääsu pisut lihtsamaks.

Kasutage Google Docsis lisandmooduleid

Pole saladus, et Google Docsil pole midagi sellist, nagu Microsoft Word. Ja enamasti on see okei. Kuid nende väheste funktsioonide jaoks, mida hiljuti tutvustasite Google'i dokumentide ja arvutustabelite lisandmoodulid, on võimalik veelgi täiustatud funktsioone lisada - ilma paisumise või lisakuludeta. Siin on vaid mõned näited praegu saadaolevatest kasulikumatest lisandmoodulitest:

  • Sisukord: Nagu nimest järeldada võib, annab see lisand teile sisukorra. Nagu Wordi sisukord, luuakse see dünaamiliselt, kui kirjutate ja lisate uusi jaotisi. See pole nii robustne kui Wordis ja tõenäoliselt ei tööta teie doktoritöö puhul, kuid pakub lihtsat viisi dokumendi erinevatele osadele juurde pääsemiseks.
  • EasyBib: bibliograafiate kirjutamine on alati valus, kuid kontorikomplektid tegid selle pisut lihtsamaks, pakkudes lihtsat viisi allikate lisamiseks, ilma et peaksite vormingu pärast muretsema. EasyBib teeb sama ka Google'i dokumentide puhul.
  • Jälgi muudatusi: Wordi tõeline tapjafunktsioon koostöös on selle muudatuste jälgimise funktsioon. See lisandmoodul toob selle funktsiooni Google'i dokumentidesse.
  • Lihtne päis ja jalus: Google Docsil pole nii hõlpsat viisi lehe päiste ja jaluse haldamiseks, nagu Word teeb. See lisandmoodul muudab selle mõnevõrra vähem valusaks, lastes teil vormindada teisest dokumendist.
  • Järjepidevuse kontrollija: Wordi järjepidevuse kontrollija on abiks suurte dokumentide puhul, kus peate veenduma, et te ei muuda juhuslikult kogu vormingu järjepidevust. See lisandmoodul teeb selle dokumentide kaudu võimalikuks.
  • DocumentMerge: Wordi dokumentide liitmine on üks selle võimsamatest funktsioonidest, mida enamasti harva vajatakse, kuid see lisandmoodul võimaldab seda Google Docsis.
  • Tesaurus: kui te ei ole fänn avama sünonüümide otsimiseks täiesti uut vahekaarti, toob see lisand tesauruse otse dokumenti.

Kasutage lisateenuseid Google'i arvutustabelites

Nagu Google Docs, on ka Google Sheetsil palju erinevaid lisandmooduleid, mis pakuvad uusi funktsioone. Enamik neist ei vii teid Exceli-sugusesse võimlasse. Stiil ja valemite põhiteadmised aitavad teid piisavalt lähedale, kui kasutate arvutustabeleid ainult konkreetsete ülesannete jaoks:

  • Stiilid: Styles lisab Exceli stiilivõime ka siis, kui soovite need arvutustabelid põnevamaks muuta kui mustvalgete kastide seeria.
  • Väärtuste ühendamine: see kõlab igavalt, kuid Sheetsil puudus see üsna tavaline arvutustabelifunktsioon, nii et on tore, et see lisandmoodul seda võimaldab.
  • Täpsem otsing ja asendamine: arvutustabelitel on lihtne otsimise ja asendamise funktsioon, kuid see lisandmoodul viib selle paremini Exceli vastavusse.
  • Veel fonte: nagu nimest järeldada võib, annab see teile juurdepääsu Google'i arvutustabelite palju suuremale fondide kogule.
  • Mallide galerii: Neile meist, kes pole arvutustabelivõlurid, võivad mallid meie elu palju lihtsamaks muuta. Kuigi Sheetsil on oma mallide komplekt, lisab see lisandmoodul tonni rohkem.

Arvutustabelitel on veel pikk tee minna, enne kui see võib isegi läheneda ettevõtete töölaua arvutustabeliprogrammi asendamisele. See tähendab, et kui tegelete ainult kulude logimisega, postiloendite haldamisega või oma elu muu jälgimisega, siis Sheets teeb oma tööd hästi.

Lisage skriptidega kohandatud funktsionaalsus

Google Drive'i lisandmoodulid ja põhifunktsioonide komplekt on suurepärased, kuid kui soovite tõesti sügavamale kaevata, peate proovima Google Appsi skripte. Need skriptid muudavad selle nii, et saate Google Docsi ja Arvutustabelisse lisada peaaegu iga funktsiooni, mida võite ette kujutada. Need on teatud mõttes sarnased Office'i makrodega. Nende hulka kuuluvad lihtsad funktsioonid, näiteks makrode lisamine, palju keerukamatele toimingutele, nagu Google Doci teisendamine Markdowniks.

Saate sirvida teiste inimeste tehtud skripte ja lisada neid arvutustabelitesse, nii et te ei pea ise programmeerimist õppima. Paljud neist skriptidest lähevad üle lisandmoodulitele, kuid need on endiselt üsna kasulikud:

  • Eemaldage dubleerivad read: miks see põhifunktsioon arvutustabelites puudub, on meist väljaspool, kuid see skript lisab selle.
  • Lisage arvutustabelile meeldetuletusi: arvutustabeleid on lihtne unustada, see skript võimaldab nendesse vähe meeldetuletusi lisada.
  • Kas ühendada arvutustabelid Google'i dokumentidesse või PDF-idesse: kas olete arvutustabeliga nõus? See skript liidab selle dokumendiks või PDF-iks.
  • E-kirjade ajastamine: see skript muudab nii, et saate Gmailis e-kirja kirjutada ja Google'i lehte kasutada, et käivitada selle saatmise aeg.
  • Teisendamine ühikute vahel: välistab teisendamise funktsiooni, mis on suurepärane, see skript loob suurema osa sellest, mis võimalik arvutustabelites.

Kui kasutate töölauaprogrammi (nt Excel) kindla funktsiooni jaoks, mida arvutustabelid ega dokumendid ei saa hallata, siis tegi keegi tõenäoliselt skripti, mis lisab selle funktsiooni. Ilmselt see alati nii pole, kuid tasub otsida, kas teil on ainult paar konkreetset funktsiooni, mis seovad teid teie töölaua tarkvaraga.

Tutvuge Google'i esitlustega

Google Slides on Google Drive'i sisse viidud esitlustarkvara. Erinevalt dokumentidest ja arvutustabelitest ei saa te Slide'i võimsust palju (veel) laiendada. Sellegipoolest on sellel endiselt rikkalik funktsioonide komplekt, mis enamikul meist ikka hästi esitleb, kuna suurem osa Powerpointi funktsioonidest teeb niikuinii rohkem kahju kui kasu.

Google Slides'i tõeline trikk on lihtsalt selle toimimisega tutvumine ja teemadega harjutamine. Kui esitlus on lõpule viidud, saate selle eksportida mitmetes vormingutes - sealhulgas Powerpointis -, nii et saate seda esitlust käitada igas arvutis, kuhu olete sattunud (saate oma elu lihtsustamiseks ka veebis avaldada). Teil on palju võimalusi tasuta ja odavate Powerpointi alternatiivide jaoks, kuid Google Slides teeb enamiku jaoks töö piisavalt hästi.

Võimalik, et kui vaatate Office Suite'is vajaminevaid funktsioone pikemalt, leiate, et enamik meist suudab töötada Google Drive'i piirangute piires. See on kindlasti rohkem killustatud lähenemine. Lisate terve paketi hankimise asemel väikeseid funktsionaalsusbitte, kuid see tähendab, et selle kasutamine on kiirem ja lihtsam.