kasulikke artikleid

Produktiivsus 101: Kuidas kasutada isiklikku kanbanit oma töö visualiseerimiseks

Parimad tootlikkusmeetodid hoiavad ülesanded teie ees ja tähtsuse järjekorras, nii et te ei mõtle kunagi, mida järgmisena töötada. Mõni neist on keeruline, kuid teistel on kõike hõlpsasti nähtavat, järjestatud prioriteetide kaupa - nii lihtne on, kui soovid, kasutada Post-It märkmeid. Räägime ühest neist süsteemidest: isiklik Kanban.

Personaalne Kanban on tootlikkussüsteem, millega on lihtne alustada, sellel on ainult kaks tõelist "reeglit" ja see on loodud selleks, et anda teile lihtne, visuaalne ülevaade teie plaadil olevatest kohtadest, mis on teie prioriteedid ja mille olete saavutanud. See sarnaneb mõnevõrra muude tootmissüsteemidega, mida oleme esile tõstnud, nagu näiteks Getting Things Done (GTD) ja Pomodoro tehnika. Sellel on üldine ülesehitus, mida saate jälgida, ja mitmed tööriistad, mis aitavad teil alustada ja sellest kinni pidada. See ei ole Kaizeni lähenemisviisi filosoofia, kuid kindlasti on ruumi süsteemi näpistamiseks, et see töötaks teie heaks ja hõlmaks saadud asjadest saadud õppetunde. Alustame sellest, mis on Personaalne Kanban, seejärel uurime, kuidas saate seda kasutada.

Mis on isiklik Kanban?

Isiklik Kanban on lihtsalt öeldes ülesannete haldamise süsteem. Selle suurim eelis on see, et see aitab teil vältida liiga palju korraga tegelemist ja annab teile alati oma töö visuaalse pilgu. See on seotud Kanbani lahja sõiduplaani ja kohaletoimetamismeetodiga, mida sageli kasutatakse tootmises (täpsemalt autotööstuses.) "Isikliku" Kanbani idee tekkis siis, kui tootlikkuse eksperdid Jim Benson ja Tonianne DeMaria Barry kirjutasid raamatu 2011. Personaalse Kanbani kui teie töö visualiseerimise ja tähtsuse määramise meetodi põhieeldus on palju vanem, kuid raamat kirjeldab süsteemi toimimist ja pakub konkreetseid näpunäiteid inimestele, kes võitlevad ülemäärase töökoormuse ja konkureerivate prioriteetidega.

Isiklik Kanban järgib kahte peamist "reeglit":

  • Visualiseeri oma töö . Lühidalt, peaksite saama igal ajal vaadata oma üldist töökoormust, suutma kiiresti kindlaks teha, mida peaksite järgmisena tegema, omama visuaalseid näpunäiteid prioriteedi ja aja täitmiseks ning seda süsteemi peaks olema lihtne lisada, eemaldage ja korraldage uuesti. Oleme esile tõstnud mitmed viisid teie ülesannete loendi visualiseerimiseks, sealhulgas isiklik Kanban.
  • Piirake oma pooleliolevat tööd (WIP) . Teisisõnu, piirake samal ajal töötavate asjade arvu. See teeb kahte asja. Esiteks on see hõlpsam oma töö visualiseerimist, kuna hoiate kaanel, kui palju olete korraga tegelenud. Teiseks aitab see ka vältida multitegumtöötluse ohtusid, rääkimata läbipõlemisest. Töökoormuse hoolikas juhtimine õpetab ka seda, kuidas öelda karjääri purustamata.

Sealt alates sõltub teie isiklik Kanban tegelikult kasutusele võtmisest. Võite kasutada keerulisi rakendusi või tööriistu, lihtsaid teadetetahvleid, post-it-märkmeid või märkmikke. Ametlikke tööriistu ega tooteid pole (lisaks raamatule muidugi). Bensonil ja DeMaria Barryl on aga alustuseks mõned soovitused, millest mõnda olete tõenäoliselt juba varem näinud - nii siin saidil Goldavelez.com kui ka veebis.

Kuidas alustada isikliku Kanbaniga

Avatud

Personaalse Kanbaniga alustamine on lihtne. Kõik, mida tõesti vajate, on koht, kus saate oma ülesanded välja panna ja korraldada Kanban Boardiks ehk Kanbaniks. Peamine on see, kuidas nad on korraldatud. Lihtne tahvel pole midagi muud kui kolme vertikaalse veeruga diagramm: mahajäämus / ülesanded, tegemine ja valmis .

Teie jaotis "Tegemine" koosneb kõigist ülesannetest, millega praegu töötate, või plaanite kohe töötada. Ideaalis oleks need täiendavalt järjestatud prioriteetide kaupa, nii et saate neile igal ajal pilgu heita ja vaadata, millistega kõigepealt tegeleda. Teie "mahajäämus" on kõik ülesanded, millega te praegu ei tegele, kuid peate mingil hetkel kohale jõudma. "Valmis" on mõnevõrra ilmne, kuid oluline on oma Kanbani peal hoida, sest kui näete, kui palju tööd olete lõpetanud, on see motiveeritud ja produktiivne.

See on lihtne Kanban. Kui see kõlab tuttavalt, olete ilmselt näinud mõnda paljudest esiletoodud tööruumidest ja produktiivsuse postitustest, kus oleme arutanud Post-Itsi või selliste tahvlite kasutamise eeliseid, nagu see teie ülesannete korraldamiseks. Tahvlid sobivad suurepäraselt Personaalse Kanbani jaoks. Veerge on lihtne joonistada, seejärel ülesandeid kiiresti lisada ja kustutada. Kui soovite, saate veerge joonistada ja kasutada üksikute ülesannete jaoks Post-It märkmeid. See muudab nende hõlpsa liikumise ilma ümberkirjutamist tegemata. Lisaks on Post-It märkmed erivärvilised, mis annab teile lihtsa võimaluse oma Kanbani prioriteetsuse järgi korraldada. Näiteks võivad kollased märkmed olla keskmise prioriteediga, lillad märkmed madala prioriteediga ja punased - kõige olulisemad.

Nüüd saate iga tahvli vaatamise ajal näha, mis teil taldrikul on ja milline neist ülesannetest on kõige kriitilisem. Saate kiiresti valida ülesande, et liikuda oma tööajast vabanemisel "tegemisele" ja saate hõlpsalt aru, kui teie taldrik on liiga täis.

Kuigi Kanban on oluline, on see lihtsalt funktsionaalne viis oma ülesannete visualiseerimiseks. Samuti on oluline ka teine ​​reegel - pidage meeles oma pooleliolevate tööde piiramist. Kui lisate oma ülesannetele lihtsalt Post-Its-i, lisate selle üle vaeva ja need visuaalsed eelised asendatakse stressi ja ärevusega. Benson ja DeMaria Barry selgitavad, et kriitiline on hoida oma järjestikune töö minimaalsena. Pange kõva kork arvule asjadele, mida soovite igal ajal jaotises „Teeme“, või üldse Kanbanile (hoidke kõik, mis vajavad, et liikuda köites või mahajäänud kaustas „Tagalogi“). -Panen seni, kuni selleks on ruumi.) Sel viisil püsib teie Kanban korrastatuna ja tegelikult kasulikuna.

See slaidiseanss (ülaltoodud) on isikliku Kanbani veebisaidi esitlus koos konkreetsemate näpunäidetega, mis aitavad teil alustada.

Rakendused ja tööriistad, mis toetavad isiklikku Kanbanit

Kui teie tööruumil pole luksust - tohutu tahvli, mille saate seina küljest riputada, või isegi väikese lauaplaadi või pappplaadi, mille saate muuta Kanbaniks, on teil palju muid võimalusi, sealhulgas mõned tuttavad nimed. Ükskõik, kas töötate veebis või eelistate allalaaditavat rakendust, on siin mõned produktiivsuse tööriistad, mis võimendavad personaalse Kanbani meetodit.

  • Trello : See on õige, üha populaarsemaks osutuv töövahend Trello on tegelikult üles ehitatud Kanbani stiilis ülesandekorralduse ümber. Tõstsime selle esile selle käivitamisel ja näitasime teile, kuidas sellega kogu oma elu korraldada. Oleme teile isegi näidanud, kuidas seda GTD-laadsesse süsteemi lisada, kuid selle visuaalne kujundus, keskendumine organisatsiooni veergudele ja lähenemisviis "kaardid nagu ülesanded" muudavad selle isiklikuks Kanbaniks ideaalseks. Kõik, mida peate tegema, on määratleda veerud ja hakata lisama ülesandeid. Võite isegi anda neile tähtpäevi, märkmeid, meeldetuletusi, visuaalseid näpunäiteid prioriteetidele, pilte ja palju muud.
  • KanbanFlow : KanbanFlow võib tunduda palju Trello moodi, kuid see on Kanbani lähenemisviisi natuke rohkem sisse lülitatud kui Trello. See lisab täiendava veeru „Täna” - nii saate eraldada pooleliolevad ülesanded nendest, millest praegu töötate. Peale selle on tuttavad ka muud elemendid: saate oma Kanbani üksustele märkmeid ja meeldetuletusi lisada, neid visuaalselt järjestada prioriteetide kaupa, piirake pooleliolevaid töid ja tehke vajadusel teistega koostööd. KanbanFlow integreerib ka Pomodoro taimeri, mis aitab teil keskenduda ja tööd teha. Räägime sellest hetkega lähemalt, kuid Kanbani - ja selle tööriistade - ilu seisneb selles, et see integreerub teiste tootlikkuse meetoditega nii kenasti. Lisaks näeb sait hea välja nutitelefonides ja tahvelarvutites, rakendust pole vaja.
  • Evernote (koos Kanbanotega) : Evernote üksi pole eriti suurepärane Kanbani lahendus. Selle fookus pole kaugeltki visuaalne, ehkki saate seda muuta, et see oleks teie lisatud märkmetega pisut rohkem ees. Isegi nii on tugevus teabe kogumisel ja korraldamisel, mitte selle visuaalsel esitamisel. Kanbanote muudab seda ja muudab teie Evernote loendid visuaalseks kollektsiooniks, milles saate tegutseda. See lisab teie jaoks isegi kolm mahajäämist / tegemist / valmis tegemist. Seal on isegi kaaslane Androidi rakendus, mida saate kasutada liikvel olles.

Muidugi ei ütle miski, et peate kasutama rakendust. Sellest võib abi olla, eriti kui usaldate oma asjadesse oma käiku. Kui eelistate analoogseid meetodeid, võite Kanbani ehitamiseks kasutada alati visandiraamatut ja Post-It märkmeid või lihtsalt vanu pliiatseid ja paberit. Võite isegi osta "Kanban for One" kriiditahvlit ja tahvleid, kõik seadistatud ja kasutamiseks valmis, lauasõbralikes suurustes. Pole ühtegi reeglit, mis ütleks, et teie Kanban peab olema tohutu või et see peab kasutama Post-Itsi - need muudavad asjad natuke lihtsamaks, kuid peaksite tegema seda, mis sobib teie vooluga.

Kuidas panna isiklik Kanban pikaajaliselt töötama

Personaalne Kanbani lähenemine on lihtne ja paindlik. Võite kasutada seinapaiku, alla laadida rakenduse või kritseldada märkmikusse - see on võti, mis võimaldab muuta selle pikamaa jaoks toimivaks. Valige üks, mis sobib teie jaoks, ja olete konksul. Peamine on leida meetod, mis komplitseerib teie töövoogu selle asemel, et seda purustada, ja kasutab tööriistu, mille juurde naasete, selle asemel et vaeva näha. Kui teil on kontoris juurdepääs tahvlile, võib olla äärmiselt kasulik aidata kiiresti üles otsida ja vaadata, mis on teie päevakavas. Kui reisite tonniga, on Trello või KanbanFlow kasutamine siiski mugavam kui tahvli ümber vedamine.

Puudutasime seda varem, kuid veel üks ilus asi Personaalse Kanbani juures on see, et see töötab teiste tootlikkuse tehnikatega nii hästi. Kui olete GTD või Pomodoro fänn, saate ikkagi kasutada Personaalset Kanbanit. Tegelikult saab isikliku Kanbani lähenemisviisist kasu iga süsteem, mis kasutab ülesandeloendit. See tähendab, et kui kasutate praegu mõnda muud süsteemi, ei pea te süsteeme vahetama ega oma tööriistadest loobuma - saate oma meetodit natuke remiksida.

Näiteks tõstsime hiljuti esile Chris S Penni maskeeriva lindi ja kleepuva märkmega to-do tahvli, mis tugineb Eisenhower otsuse maatriksile. Ehkki ta kasutab peamiselt seda ühte tahvlit, saab selle hõlpsalt isiklikusse Kanbanisse kokku voltida, keerates tahvli jaotiseks "Teeme" ja lisades selle ümber jaotised "Mahajäämine" ja "Valmis". Vaadake oma ülesandeloendit ja seda, kuidas see on korraldatud. Mõelge nendele asjadele, mida te tegelikult teete selle "Tee" tabeli osas, ja asjadele, millega teate, et peate jõudma, kuid ei kavatse praegu oma "mahajäämust". Asjade maha kraapides ja hoogu juurde mõeldes mõelge neile lihtsalt kriimustatud ülesannete asemel kui "Valmis" tahvlile. See on nii lihtne.

Täiendav lugemine

Personaalse Kanbaniga peaksite saama siit alustada, kuid me oleme puutunud ainult põhitõdedega. Näiteks on meetod meeskondade korraldamisel sama tõhus kui isiklike ülesannete korraldamine ja selle seadistamine ei vaja palju rohkem tööd. Muidugi peaksite alustama Bensoni ja DeMaria Barry lõplikku raamatut isiklikust Kanbanist, kuid kui soovite rohkem teada saada, on siin mõned ressursid, mida vaadata:

  • Isiklik Kanbani ajaveeb
  • Isiklik Kanban 101
  • Isiklik Kanban Facebookis
  • Isiklik Kanban lühidalt - autorid Jurgen de Smet ja Erik Talboom
  • Udemy: Alustamine isikliku Kanbaniga
  • Mitme ülesande kurjad ja kui isiklik Kanban saab teid aidata
  • Isiklik Kanbani galerii

Isiklik Kanban võib kõlada nagu produktiivsus, aga põhiprintsiibid on lihtsad ja nendega on keeruline vaielda: Hoidke oma tööl silma peal. Püüa mitte liiga palju korraga žongleerida. Ülejäänud on detailid, mis on teie enda valitud, et saaksite oma ideaalseks ja kõige produktiivsemaks töövoogiks kujundada.